01/04/2025 Tempo estimado de leitura: 8 minutos
Blockchain, IA, business intelligence… as tecnologias estão evoluindo rapidamente, facilitando e otimizando as atividades de diversos setores. Mas será que essas ferramentas podem substituir as atividades dos profissionais de cartório? Leia o artigo para descobrir.
Livros antigos, documentos empilhados, filas gigantes e estantes e gavetas abarrotadas: essa era a imagem de um cartório extrajudicial para muitas pessoas.
E “era” mesmo. Porque hoje, o setor cartorário é um dos que mais utiliza e se beneficia de ferramentas tecnológicas modernas para levar agilidade, praticidade, qualidade e segurança às suas atividades.
Mas essa evolução pode despertar um receio: e se essas ferramentas forem tão eficientes que não haja mais a necessidade de contar com profissionais? Será que essa é uma possibilidade real?
Essa é uma preocupação que permeia diversas profissões. Um exemplo são profissionais da escrita e da arte: a IA consegue criar gratuitamente esses materiais, bastando receber alguns comandos.
Porém, o fator humano não consegue ser facilmente substituído: originalidade, empatia, visões de mundo únicas… tudo isso não pode ser oferecido pela máquina.
Isso também é verdade quando nos referimos aos cartórios? Continue a leitura para saber mais.
Tecnologia X Cartórios: aliados ou inimigos?
A resposta é simples: aliados.
A tecnologia traz muitas mudanças ao setor – todas elas vantajosas. Os processos das atividades cartorárias estão sendo otimizados, a rotina é agilizada e o mais importante: a segurança jurídica, tão essencial, não é prejudicada.
Esse “boom” da tecnologia nos cartórios é associado à pandemia de covid-19, quando pudemos testemunhar o surgimento de plataformas que garantiram a continuidade dos serviços dos cartórios mesmo nesse período tão desafiador.
O e-Notariado, por exemplo, é uma plataforma que possibilita a realização eletrônica dos atos notariais, bem como a assinatura digital, com firma reconhecida.
Desde seu surgimento, mais de 1,2 milhão de atos digitais foram realizados, e isso só em São Paulo!
Os cartórios de registros também passaram a contar com mais tecnologia, com o SERP, Sistema Eletrônico dos Registros Públicos, que integra serviços de registros de imóveis, pessoas, títulos e documentos, permitindo que tanto o judiciário quanto os cidadãos possam acessar os serviços on-line.
Temos também o RI Digital, que é a evolução do SAEC e possibilita o acesso aos serviços de Registro de Imóveis do país, desenvolvido pelo Operador Nacional do Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis, o ONR.
Outro exemplo são as soluções desenvolvidas pela Siplan, que utilizam Inteligência Artificial para otimizar diversos processos operacionais que fazem parte da rotina dos cartórios. Tarefas que demandavam horas agora são executadas em segundos com uso da IA.
E o famoso blockchain? Antes era muito associado ao setor financeiro, com as criptomoedas, e hoje também é uma das tecnologias usadas pelos cartórios extrajudiciais.
No Registro de Imóveis, o blockchain pode ajudar com a descentralização de informações, segurança (já que, quando um registro é feito, não pode ser alterado), redução de custos e de tempo (ao eliminar a necessidade de intermediários), redução das etapas burocráticas e ainda realização de registros instantâneos, que ficam disponibilizados para consulta de forma automática.
Ainda assim, o blockchain não apresenta ameaça aos profissionais de cartório, afinal, a fé pública dos registradores e a segurança jurídica do cartório são fundamentais para transações imobiliárias.
E apesar de todas as vantagens da tecnologia, há limites. Por exemplo, é preciso contar com uma pessoa que assegure que as partes envolvidas entenderam plenamente os termos. Ou ainda, que não houve coação.
Dessa forma, podemos dizer que os cartórios asseguram que essa tecnologia seja utilizada com ética e responsabilidade, portanto, não serão substituídos por ela.
Como a tecnologia pode transformar os resultados dos cartórios?
Já concluímos que a tecnologia é aliada das serventias, com ferramentas como o e-Notariado, SERP, IA, entre outros. Mas existem muitas outras soluções que podem fazer a diferença nos resultados.
A automação de processos repetitivos e burocráticos pode conceder ao titular muito mais tempo para focar na gestão do cartório, muito mais agilidade para a equipe e mais qualidade aos serviços prestados.
Quer exemplos?
A análise de matrículas e o levantamento da sua situação jurídica nos Registros de Imóveis podem ser feitos em segundos com o uso da Inteligência Artificial. Assim como a extração dos indicadores, protocolização de títulos e lançamento do contraditório – atividades que demandavam horas ou dias e que agora são executadas de forma muitíssimo mais rápida e precisa do que no processo manual.
A gestão financeira do cartório pode tomar muito tempo do titular. Mas existem soluções que são voltadas especialmente para as atividades financeiras de uma serventia, como um software que automatiza a escrituração dos Livros Caixa Fiscal e Diário Auxiliar, emite alertas para cumprimento de prazos de pagamentos, e outras vantagens, como um plano de contas bem estruturado.
Na hora da análise e qualificação de títulos, também podemos aplicar a tecnologia para que essa atividade não fique centralizada em apenas um escrevente experiente, o que agiliza a atividade e permite que muito mais títulos sejam analisados, sem risco de erros.
Softwares especializados para cartórios também podem digitalizar e organizar documentos, para maior segurança e facilidade na hora de localizá-los.
Nos Tabelionatos de Notas, a confecção de minutas de escrituras, o reconhecimento de firma de DUTs, a abertura de cartões de assinatura são todas rotinas que já podem ser executadas com recursos de IA em poucos cliques.
O atendimento também pode ser aprimorado com a tecnologia. Você pode encontrar um software que faça a gestão automatizada do seu atendimento, que permita o monitoramento da fila em tempo real e ainda organize as filas por prioridades e setores específicos.
E, claro, não podemos esquecer de como a tecnologia é essencial para a segurança de dados do cartório. A dica é procurar por especialistas em tecnologia para cartórios que possam oferecer uma consultoria personalizada e indicar os softwares e sistemas ideais para sua realidade.
O ideal é que você conte com todas essas inovações, e que elas possam ser integradas para que a gestão completa do seu cartório esteja na palma da sua mão, acessível quando e onde quiser.
Se precisar de auxílio com isso, lembre-se de que a Siplan está pronta a ajudar! É só entrar em contato.
Profissionais de cartórios podem ou não ser substituídos pela tecnologia?
Já estabelecemos que tecnologia e cartórios são aliados, mas e os profissionais desses cartórios, podem ou não ser substituídos?
Se você navegar pelo blog da Siplan, verá inúmeros artigos que tratam da importância de uma equipe atualizada, de profissionais que demonstrem empatia e atendam bem o público, inclusive sobre a importância da criatividade.
E essas são habilidades humanas, que não podem ser substituídas. As ferramentas tecnológicas precisam de profissionais para que cumpram o seu objetivo da melhor forma.
A equipe do cartório, portanto, é a ponte que leva a assertividade da tecnologia até a sociedade.
Afinal, sabemos que a responsabilidade de um cartório não é apenas “bater um carimbo”, como muitos podem afirmar equivocadamente. Somente pessoas podem garantir atos realizados de forma legítima. Por mais que a tecnologia ajude nisso, somos nós quem podemos analisar e ter a certeza de que nada tenha sido fraudado, garantindo a segurança jurídica da sociedade.
Inclusive, neste ano de 2025, uma resolução estabelecendo diretrizes para o uso de IA no Poder Judiciário já foi aprovada pelo CNJ. E foi estabelecido que a supervisão de humanos é imprescindível. Logo, podemos entender que, para os serviços notariais e de registro, essa é a tendência.
Conclusão
Toda a evolução da tecnologia voltada às serventias extrajudiciais é extremamente necessária para que possamos atender às necessidades atuais da sociedade, que também evoluíram.
As novas ferramentas são apenas parceiras dos cartórios, permitindo a realização de serviços de maior qualidade e velocidade, além de torná-los mais acessíveis à população, com mais transparência e segurança – o que é, afinal, a missão dos cartórios extrajudiciais.
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