17/02/2025 Tempo estimado de leitura: 10 minutos
A procrastinação no trabalho é muito comum em todos os setores. Mas esse problema é muito mais do que uma simples preguiça, sendo causado por diversos fatores. Leia este artigo para saber mais e conferir dicas para lidar com esse desafio!
Quando falamos de procrastinação, estamos nos referindo ao ato de adiar tarefas, sejam elas pessoais ou profissionais, das mais simples às mais complexas.
É claro que todos temos dias em que estamos mais cansados, e isso pode acontecer. Porém, quando esse hábito se torna uma rotina, a produtividade e saúde mental do profissional acabam sendo prejudicadas. Sem falar nos impactos negativos nos resultados da empresa!
A procrastinação no trabalho é mais comum do que se imagina: cerca de 70% dos brasileiros adiam as suas tarefas, segundo uma pesquisa da consultoria Triad PS, de São Paulo.
Mas, ao contrário do que muitos podem erroneamente pensar, a procrastinação não está ligada à preguiça, na grande maioria dos casos.
Ela pode ser uma forma de defesa psicológica, usada para nos proteger da ansiedade ou outros sentimentos prejudiciais presentes no ambiente de trabalho, como sugere uma matéria publicada no The Washington Post.
Inclusive, procrastinadores acabam se sentindo envergonhados e sofrem com culpa, o que agrava ainda mais a ansiedade e sendo acometidos por mais paralisia, fazendo com que esse problema se transforme em uma bola de neve.
Além disso, a organização sofre com atrasos, queda de qualidade e produtividade, estresse na equipe e até a sua reputação fica comprometida.
Por isso mesmo, cabe ao titular da serventia também tomar atitudes para ajudar sua equipe a vencer a procrastinação.
Você enfrenta esse problema no seu cartório? Continue a leitura para entender melhor e conferir dicas para superá-lo!
As causas da procrastinação no cartório
Entender quais são os fatores causadores da procrastinação é essencial para descobrirmos também como superar esse desafio.
É claro que cada pessoa tem os seus motivos, que podemos chamar de fatores internos. Alguns desses fatores podem ser:
- Insegurança em suas habilidades, seja em atividades novas ou corriqueiras;
- Medo de errar;
- Não saber se organizar;
- Baixa autoestima;
- Medo de ser julgado pelo chefe ou pelos colegas;
- Ansiedade e outros problemas como traumas, depressão etc.;
- E até o famoso perfeccionismo.
Mas também existem fatores externos, ou seja, situações no próprio ambiente de trabalho que acabam levando à procrastinação. São esses casos que merecem especial atenção por parte dos titulares de cartório. Alguns exemplos são:
- Falta de processos e/ou direcionamento para tarefas;
- Muitas tarefas acumuladas em apenas uma pessoa;
- Ambiente de trabalho estressante demais;
- Falta de empatia por parte da liderança e/ou membros da equipe;
- Comunicação falha, sem clareza e objetividade.
- Falta de organização no ambiente físico;
- Ambiente sem ferramentas adequadas para otimizar o trabalho;
- Liderança que não age para motivar o time do cartório;
- Entre outros.
Mas não se preocupe: é possível tomar atitudes para vencer a procrastinação, tanto pessoalmente, caso você faça parte da equipe de um cartório, quanto coletivamente, caso você seja um titular.
Confira abaixo as nossas dicas para combater a procrastinação nas serventias!
Registre o seu dia de trabalho no cartório
Como pontuamos, para vencer a procrastinação, é preciso entender as suas causas. Uma excelente forma de fazer isso é manter um diário, que pode ser físico ou digital.
Nele, anote os detalhes dos momentos em que procrastinou, para assim entender se existe um padrão.
Qual era a tarefa? Quais foram os seus sentimentos e emoções nessa hora? Era medo, frustração, cansaço excessivo? Existem dias em que você procrastina mais?
Se você é titular de cartório, pode registrar o que observa, mas pode também incentivar sua equipe a realizar essa atividade.
Crie um ambiente de trabalho feliz e organizado no cartório
Já tentou se concentrar e fazer um bom trabalho em um ambiente desorganizado, onde é difícil e demorado localizar o que precisa? Isso pode ocasionar perda de tempo e gerar grandes distrações.
Além de uma boa estrutura física, como armários e pastas adequadas, contar com sistemas e softwares para a digitalização e arquivamento de documentos é uma boa opção, tanto para otimizar o espaço quanto para agilizar a localização de documentos e informações importantes.
Isso traz alívio e diminui a sensação de urgência, promovendo a felicidade no ambiente do cartório, o que motiva a equipe a não procrastinar e até a ser mais criativa, o que contribui para os resultados.
Use a tecnologia a favor do cartório
Falamos sobre arquivo eletrônico de documentos para organizar o cartório, mas você pode ir além. Existem muitos softwares especializados nas atividades da serventia que podem auxiliar na rotina da equipe.
O exame e qualificação de títulos no registro de imóveis é um ótimo exemplo, já que não é incomum que essa tarefa acabe centralizada em um escrevente mais experiente.
Essa centralização, além de tornar o processo mais lento, sobrecarrega o profissional, o que pode gerar falta de motivação e o cansaço que gera procrastinação.
Um software para padronizar o que deve ser analisado é uma solução simples, que resolve isso e outros desafios dessa atividade.
Identifique e elimine distrações
Note os fatores que mais distraem você nos momentos de procrastinação. Monitore quanto tempo você acaba perdendo com atividades fora do trabalho e elimine (ou diminua) aquelas que substituem o que está adiando.
É o celular, redes sociais? Um tempo excessivo para o café? É claro que precisamos dar uma pausa, mas quando isso está excessivo e atrapalhando o resultado final, é um sinal de alerta!
Cuidado com a saúde mental!
Importante sempre enfatizar que as causas internas da procrastinação podem estar relacionadas a problemas sérios de saúde mental, como ansiedade, burnout, TDAH ou depressão. Nesses casos, nossas dicas podem não ser suficientes.
Se esse comportamento está sendo excessivamente prejudicial em várias áreas da sua vida e está fora de controle, procure um profissional para entender melhor o seu caso e se cuidar!
E se você é o titular da serventia, pode incentivar esse cuidado, promovendo palestras com psicólogos, compartilhando conteúdos sobre o tema ou, se possível, oferecendo apoio psicológico para membros da equipe que precisam.
Muita clareza e objetividade na comunicação do cartório
Aos titulares, cabe promover uma boa comunicação com o time do cartório. Todas as atividades, processos e a cultura da serventia precisam ser claros. Dessa forma, você elimina dúvidas, medos e inseguranças que podem levar à procrastinação.
Tenha uma postura aberta para que a equipe saiba que pode confiar em você para comunicar problemas a serem solucionados.
Agora, se você faz parte da equipe, procure também trabalhar na sua comunicação. Tem uma dúvida? Questione! Pensou em uma mudança nos processos para facilitar o trabalho? Sugira! Tente não deixar que as dúvidas o paralisem, pois isso é facilmente resolvido com uma conversa.
Dê e peça feedbacks
Titular: quando profissionais são motivados a darem o melhor de si, a autoconfiança aumenta, e o desânimo e a vontade de adiar tarefas diminuem. E feedbacks são essenciais para isso.
Feedbacks positivos nos encorajam, e os negativos, desde que construtivos, também podem contribuir para o desejo de melhorar sempre.
Não é o titular? Peça um feedback ao seu líder e, também, aos seus colegas de trabalho para descobrir seus pontos fortes e fracos. É esse autoconhecimento que vai te ajudar a trabalhar e vencer a procrastinação.
Faça cursos e treinamentos da área
Lembra que citamos o medo e a insegurança relacionados às suas habilidades no trabalho? Estudar em cursos da área do Direito Notarial e Registral e se manter atualizado é imprescindível para conquistar maior clareza e eficiência sobre seu trabalho.
Assim, você se torna um profissional competente, seguro e confiante em tudo o que faz!
Oferecer esses cursos e treinamentos também é uma atitude importante a ser tomada pelo titular. Facilitar o acesso a conhecimentos atualizados para sua equipe não só os ajuda a vencer a procrastinação, como também contribui para a eficiência do cartório!
Melhore sua organização pessoal
A procrastinação pode surgir quando você sabe que tem muitas tarefas, mas não sabe exatamente quais, e quais são as prioridades. Você fica confuso e sem saber por onde começar, não é?
Uma dica ótima e simples é fazer uma lista de tarefas! No início ou final do dia, liste seus trabalhos e lembre-se de organizá-los por prioridade.
Além de maior clareza sobre o que precisa fazer, ao cumprir uma atividade e tirá-la da lista, você ganha a sensação de dever cumprido, um sentimento de satisfação, que libera dopamina e auxilia no relaxamento e felicidade. Ou seja, menos vontade de procrastinar.
Você pode fazer essa lista no papel ou no celular: existem inúmeros aplicativos para ajudar na organização pessoal.
Escolha as tarefas complexas primeiro
Quando nos dedicamos aos trabalhos mais complexos e desafiadores primeiro, temos muito mais energia e concentração para resolvê-los de forma eficiente.
É um bom método para evitar a procrastinação, porque, ao concluir o que é mais difícil, o que mais te preocupa, você relaxa e não deixa que medos e inseguranças o atrapalhem ao longo do dia.
Autocuidado em primeiro lugar
Se você não cuidar do seu físico, mental e emocional, será muito difícil vencer a procrastinação e muitos outros desafios da sua vida.
As práticas de autocuidado são sempre divulgadas e parecem óbvias, mas é importante relembrar.
Então, cuide da sua rotina. Alimente-se bem, pratique exercícios físicos, tenha cuidado para ter noites de sono adequadas, tenha momentos de lazer, medite e cuide da sua vida social.
Isso faz a diferença em todos os setores da sua vida e, com certeza, vai te ajudar a ser um profissional mais eficiente e proativo, sem se render à procrastinação!
Conclusão
A procrastinação é um problema que prejudica a vida profissional e a saúde mental dos profissionais de cartório, além de diminuir a qualidade dos serviços da serventia.
Mas você aprendeu aqui que algumas atitudes simples podem vencer esse desafio, contribuindo para criar profissionais de excelência e elevar o nível dos resultados dos cartórios extrajudiciais.
Se você gostou dessas dicas, compartilhe com sua equipe ou com seus colegas, e continue acompanhando as postagens do blog da Siplan!
